Datenschutzerklärung

COMM.PASS Kommunikation und PR | Stand: Oktober 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Bettina Timmler

COMM.PASS Kommunikation und PR
Rondorfer Straße 20
50968 Köln, Deutschland

Telefon: +49 221 36792470

E-Mail: timmler@comm-pass.de

Webseite: https://www.comm-pass.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten beim Betrieb unserer Webseite sowie im Rahmen unserer Kommunikationsberatung, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsorganisation. Die Verarbeitung erfolgt nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der ergänzend anwendbaren gesetzlichen Vorschriften.

Je nach Verarbeitungszweck kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen zur Anwendung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).

3. Hosting und Serverprotokolle

Unsere Webseite wird bei der STRATO GmbH in Deutschland gehostet. Beim Aufruf unserer Webseite werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Hierzu können insbesondere IP-Adressen, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten und Dateien sowie Informationen zum verwendeten Browser und Betriebssystem gehören.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung unserer Webseite, ihrer technischen Funktionsfähigkeit und Sicherheit sowie der Erkennung und Abwehr von Störungen und Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unserer Webseite.

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden diese berücksichtigt. Mit STRATO besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder auf anderem Wege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Hierzu können insbesondere Name, Unternehmen, Kontaktdaten und der Inhalt Ihrer Nachricht gehören.

Soweit die Kontaktaufnahme der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen dient, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei anderen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung eingehender Anfragen und der Pflege geschäftlicher Kontakte.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder anderen rechtmäßigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

5. Kommunikationsberatung und Kundenbetreuung

COMM.PASS erbringt Dienstleistungen in den Bereichen Kommunikation, Marketing, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie Veranstaltungsorganisation. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten, Geschäftspartnern und deren Ansprechpartnern. Dazu gehören insbesondere Namen, berufliche Kontaktdaten, Unternehmenszugehörigkeiten, Funktionen, Korrespondenz und projektbezogene Informationen.

Die Verarbeitung dient der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Aufträgen sowie der geschäftlichen Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist. Bei Ansprechpartnern von Unternehmen und anderen beruflichen Kontakten kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung unserer Geschäftstätigkeit und der Pflege geschäftlicher Beziehungen.

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, richten sich die datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten nach der jeweiligen Zusammenarbeit.

6. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Im Rahmen unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit verarbeiten wir berufliche Kontaktdaten von Journalisten, Redaktionen und Medienvertretern. Die Verarbeitung dient der Medienkommunikation, der Bearbeitung von Presseanfragen und der Bereitstellung redaktionell relevanter Informationen.

Rechtsgrundlage ist, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.

Die Kontaktdaten stammen aus der direkten beruflichen Kommunikation oder aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen. Wir speichern sie, solange sie für die genannten Zwecke erforderlich sind, und überprüfen sie regelmäßig auf Aktualität.

Betroffene Personen können der Verarbeitung ihrer Daten nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO widersprechen. Die gesetzlichen Vorgaben für die elektronische Kontaktaufnahme bleiben unberührt.

7. Newsletter und E-Mail-Kommunikation über Brevo

Für den Versand und die Verwaltung unserer Newsletter und elektronischen Informationen nutzen wir Brevo, einen Dienst der Sendinblue GmbH. Dabei verarbeiten wir insbesondere E-Mail-Adressen, Namen und gegebenenfalls berufliche Kontaktdaten sowie Informationen zu Anmeldung, Bestätigung, Versand und Abmeldung.

Bei einwilligungsbasierten Newsletteranmeldungen verwenden wir das Double-Opt-in-Verfahren. Dabei wird die Anmeldung durch einen Bestätigungslink in einer E-Mail verifiziert. Rechtsgrundlage für den einwilligungsbasierten Newsletterversand ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, insbesondere über den Abmeldelink in unseren E-Mails.

Soweit wir berufliche Pressekontakte im Rahmen unserer Pressearbeit verwalten und kontaktieren, erfolgt die Verarbeitung nach Maßgabe der hierfür geltenden gesetzlichen Vorschriften.

Zur Erfolgsmessung können Öffnungen und Linkklicks erfasst werden. Dabei können technische Verfahren wie Zählpixel und individualisierte Links eingesetzt werden. Soweit diese Daten einzelnen Empfängern zugeordnet werden, handelt es sich um personenbezogene Auswertungen, für die die jeweils erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen gelten.

Kontaktdaten werden gespeichert, solange sie für die jeweiligen rechtmäßigen Kommunikationszwecke erforderlich sind. Nach einer Newsletterabmeldung erfolgt kein weiterer einwilligungsbasierter Versand. Erforderliche Sperr- und Nachweisdaten können im gesetzlich zulässigen Umfang weiter gespeichert werden.

Weitere Informationen: https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/

8. Veranstaltungen und Anmeldungen

COMM.PASS organisiert Fachveranstaltungen, Konferenzen und weitere Veranstaltungen. Bei einer Anmeldung verarbeiten wir die für die Buchung und Durchführung erforderlichen personenbezogenen Daten. Hierzu können insbesondere Name, Unternehmen, berufliche Kontaktdaten, Rechnungsanschrift und Angaben zur gebuchten Veranstaltung gehören.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung der Anmeldung, der Teilnehmerverwaltung, der Veranstaltungsorganisation, der Kommunikation mit Teilnehmenden und gegebenenfalls der Rechnungsstellung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für einen Vertrag mit der betroffenen Person erforderlich ist. Bei geschäftlichen Ansprechpartnern kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein.

Die im jeweiligen Anmeldesystem gespeicherten Teilnehmerdaten werden grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach der Veranstaltung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtmäßige Gründe für eine längere Speicherung bestehen. Rechnungs- und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gesondert aufbewahrt.

Bei Anmeldungen über gesonderte Veranstaltungswebseiten oder eine eigene Anmeldeseite gelten ergänzend die dort bereitgestellten Datenschutzinformationen.

9. Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen

Bei unseren Veranstaltungen können Foto- und Videoaufnahmen angefertigt werden. Diese dienen der Veranstaltungsdokumentation sowie unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Eine Veröffentlichung kann insbesondere auf unseren Webseiten, auf LinkedIn und Instagram sowie in Pressemedien erfolgen.

Je nach Art der Aufnahme und Verwendungszweck kann die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruhen. Bei einer Interessenabwägung berücksichtigen wir insbesondere die berechtigten Erwartungen und Schutzinteressen der abgebildeten Personen.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese gesondert ein. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Betroffene Personen können sich bei Fragen oder Einwänden gegen bestimmte Aufnahmen oder Veröffentlichungen an uns wenden.

Bildmaterial wird nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen rechtmäßigen Dokumentations- und Kommunikationszwecke erforderlich ist.

10. Soziale Netzwerke und externe Links

COMM.PASS nutzt soziale Netzwerke, insbesondere LinkedIn und Instagram, zur Unternehmenskommunikation, Pressearbeit und Information über Veranstaltungen. Beim Besuch unserer Profile verarbeiten die jeweiligen Plattformbetreiber personenbezogene Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen.

Wenn Sie über diese Plattformen mit uns kommunizieren, verarbeiten wir die dabei übermittelten Informationen zur Bearbeitung Ihrer Nachricht. Rechtsgrundlage ist je nach Anlass Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Instagram: https://privacycenter.instagram.com/policy/

Unsere Webseite kann Links zu externen Internetangeboten enthalten. Für die Datenverarbeitung nach dem Aufruf solcher Angebote gelten die Datenschutzinformationen der jeweiligen Betreiber.

11. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Webseite kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden. Soweit das Speichern von Informationen auf einem Endgerät oder der Zugriff darauf für einen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, kann dies nach den gesetzlichen Vorgaben ohne Einwilligung zulässig sein.

Für andere Speicher- und Zugriffsvorgänge holen wir, soweit gesetzlich erforderlich, vorab eine Einwilligung gemäß § 25 TDDDG ein. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der DSGVO. Erteilte Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Informationen über die tatsächlich eingesetzten Cookies und Dienste sowie über Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie: https://www.comm-pass.de/cookie-richtlinien.html

12. Empfänger personenbezogener Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich und rechtlich zulässig ist. Zu möglichen Empfängern gehören insbesondere Hosting- und IT-Dienstleister, E-Mail-Dienstleister, Dienstleister der Veranstaltungsorganisation sowie Steuerberatung und Buchhaltung.

Im Rahmen rechtmäßiger Presse- und Öffentlichkeitsarbeit können hierfür bestimmte Informationen und zur Veröffentlichung vorgesehenes Material an Medien und andere Veröffentlichungspartner übermittelt werden. Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, beachten wir die Anforderungen des Art. 28 DSGVO.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten beziehungsweise andere rechtmäßige Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Kontaktanfragen: Bis zur abschließenden Bearbeitung und gegebenenfalls darüber hinaus, soweit dies rechtlich erforderlich oder zulässig ist.

Kunden- und Projektunterlagen: Für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und sonstigen zulässigen Aufbewahrungszwecken.

Presseverteiler: Solange der jeweilige berufliche Kontakt für die beschriebenen Zwecke relevant ist und keine überwiegenden Löschungs- oder Widerspruchsgründe entgegenstehen.

Newsletterdaten: Grundsätzlich bis zur Abmeldung oder zum Widerruf der Einwilligung, vorbehaltlich erforderlicher Sperr- und Nachweisdaten.

Veranstaltungsanmeldungen: Grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach der Veranstaltung, vorbehaltlich erforderlicher Ausnahmen.

Rechnungsunterlagen: Entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Veranstaltungsbilder: Solange ein rechtmäßiger Dokumentations- oder Veröffentlichungszweck besteht.

14. Rechte betroffener Personen

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte: Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO und Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter timmler@comm-pass.de kontaktieren.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für unseren Unternehmenssitz kommt insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen als zuständige Aufsichtsbehörde in Betracht.

15. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung und unzulässiger Offenlegung zu schützen.

16. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Datenverarbeitungen, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern.